Darstellung
Chat und externe Teilnehmer
Unter Besprechungen → Chat verwaltest du die Chatgruppen einer Domain und holst externe Teilnehmer dazu – Projektpartner ohne eigenes Postfach, etwa hans@gmail.com. Die Seite steht ab der Rolle Domainadmin zur Verfügung.
Externe melden sich auf dem Arbeitsplatz meet.<deinedomain> mit eigenem Kennwort und zweitem Faktor an und sehen nur ihre Gruppen und die Leute darin. Wie der Chat selbst funktioniert, steht unter Chat, Gruppen und Kanäle.
Bevor du einlädst
Die Einladung geht über das Versandkonto der Domain hinaus, mit der Adresse und dem Firmennamen der Domain als Absender. Ist unter Konten für den Versand → Versandkonten keines eingetragen, wird nicht eingeladen, und die Meldung sagt dir, wo es fehlt.
Firmenname im Chat
Oben auf der Seite trägst du den Firmennamen ein, der im Chat neben den Postfächern der Domain steht – für alle, die im eigenen Profil keinen anderen eingetragen haben. Externe bekommen ihn nie.
Gruppen
Gruppe anlegen öffnet das Formular:
- Name der Gruppe.
- Postfächer der Domain ankreuzen – dein eigenes ist vorausgewählt. Wer noch nie im Chat war, kommt mit seiner ersten Anmeldung dazu.
- Externe ankreuzen, die schon eingeladen sind.
- Unter Neue Externe einladen weitere Adressen eintragen, eine je Zeile. Sie bekommen sofort eine Einladung.
- anlegen.
Mit bearbeiten änderst du eine Gruppe später. löschen entfernt sie mit allen Kanälen, dem Verlauf und den Dateien – für alle darin. Die Externen bleiben eingeladen, nur ohne diese Gruppe.
Externe einladen
- Externe einladen klicken.
- E-Mail-Adresse eintragen, optional Name und Firma.
- Die Gruppen ankreuzen, in die er gehört.
- einladen.
Die Mail enthält einen Link, der sieben Tage gilt. Darüber setzt der Externe sein Kennwort (mindestens 10 Zeichen) und richtet den zweiten Faktor ein. Erst danach ist er in seinen Gruppen; bis dahin steht er dort als wartend.
Ist die Adresse auf dieser Domain schon eingeladen, sagt POSTDOG das – ändere dann ihre Gruppen mit bearbeiten oder lade sie neu ein. Trägst du eine schon eingeladene Adresse in einer Gruppe unter Neue Externe einladen ein, kommt sie in die Gruppe; hat sie sich noch nicht angemeldet, bekommt sie dabei einen neuen Link, und der alte gilt nicht mehr.
Offene Einladungen und Externe
Die Seite zeigt zwei Listen: Offene Einladungen (eingeladen, aber noch nicht fertig angemeldet) und Externe (angemeldet).
| Zustand | Bedeutung |
|---|---|
| eingeladen | Link verschickt; daneben steht, bis wann er gilt |
| Einladung abgelaufen | der Link ist älter als sieben Tage |
| zweiter Faktor offen | Kennwort gesetzt, zweiter Faktor fehlt noch |
| Anmeldung offen | die Anmeldung ist noch nicht abgeschlossen |
| aktiv | angemeldet |
Aktionen in der Zeile:
- erneut einladen / neu einladen – schickt einen neuen Link.
- bearbeiten – Gruppen, Name und Firma ändern.
- zurückziehen / entfernen – der Externe verlässt alle Gruppen der Domain und wird überall abgemeldet. Was er geschrieben hat, bleibt im Verlauf.
Neu einladen bei aktiven Externen
Für jemanden, der schon angemeldet war, ist neu einladen ein Zurücksetzen: Er setzt Kennwort und zweiten Faktor neu, alle seine Geräte werden abgemeldet, und was bisher im Chat stand, kann er danach nicht mehr lesen. Der Dialog sagt das vorher.
Name und Firma eines Externen
Beim Einladen und mit bearbeiten kannst du Name und Firma eintragen – man kennt seine Leute. Sobald der Externe sein Profil selbst speichert, gehören die Angaben ihm; dann sind sie hier nur noch zu lesen. Das Profilbild setzt jeder nur selbst.
Externe direkt im Chat dazuholen
Wer im Chat auf meet.<deinedomain> eine Gruppe anlegt oder Mitglieder hinzufügt, kann dort ebenfalls Externe einladen – sofern es zu seiner Mailadresse einen POSTDOG-Zugang mit der Rolle Domainadmin für diese Domain gibt. Es gelten dieselben Regeln wie hier.