Verteiler

Ein Verteiler ist eine Mailadresse. Wer an sie schreibt, schreibt an alle Empfänger des Verteilers – POSTDOG gibt die Mail einzeln an jeden weiter, mit seiner Anrede und ohne die Adressen der anderen. Wie man an einen Verteiler schreibt, steht unter An einen Verteiler schreiben.

Bevor du anfängst

Jede Domain braucht unter Konten für den Versand zwei Dinge:

• einen Posteingang – das Postfach, aus dem POSTDOG die Post an die Verteiler abholt,
• ein Versandkonto – das Konto, über das POSTDOG die Mails verschickt.

Fehlt eines davon, sagt das Formular des Verteilers es dir.

Die Liste

Unter Verteiler steht jeder Verteiler mit Name, Adresse, Domain, Zahl der Empfänger und Zustand. Zwei Aktionen gibt es direkt in der Zeile:

• deaktivieren / aktivieren – ein deaktivierter Verteiler nimmt Mail weiter an und bewahrt sie auf, verteilt sie aber nicht.
• löschen – entfernt den Verteiler und seine Weiterleitung auf dem Mailserver; die Adresse nimmt danach keine Mail mehr an. Die Empfänger bleiben erhalten.

Pause statt löschen

Brauchst du nur eine Pause, deaktiviere den Verteiler. Adresse, Empfänger und Historie bleiben.

Alles Weitere öffnest du mit einem Klick auf die Zeile. Das Fenster hat diese Reiter:

Reiter	Inhalt
Bearbeiten	Name, Domain, Art, Absender, Versandkonto
Empfänger zuordnen	wer die Mails bekommt
Erlaubte Absender	wer an den Verteiler schreiben darf
Footer	die Fußzeile dieses Verteilers
Anmeldungen	wer über die Anmeldeseite gekommen ist
Abmeldung vermerken	Widerspruch per Telefon, Brief, Gespräch eintragen
Abmeldungen	wer widersprochen hat, und mögliche Abmeldungen aus Antworten
Verteilerhistorie	jede Mail, die über den Verteiler lief
Anmeldeseite	Seite und QR-Code, über die sich Leute selbst eintragen

Verteiler anlegen

1. Verteiler anlegen klicken.
2. Name eintragen und Domain wählen. Die Adresse des Verteilers ergibt sich aus dem Namen, z. B. vorstand@deinedomain.de.
3. Empfängergruppe wählen, falls die Domain Gruppen hat (siehe Empfänger und Import). Ändern lässt sie sich nur, solange der Verteiler leer ist.
4. Art des Verteilers: Mitgliederliste – ohne Abmeldelink nur für Mitglieder- oder Elternlisten ankreuzen (siehe unten).
5. Tritt auf als wählen (siehe unten).
6. Versandkonto: normalerweise das Konto der Verteilerdomain.
7. anlegen.

Tritt auf als

Auswahl	Was der Empfänger sieht
der, der an den Verteiler schreibt	den Absender der Person, die geschrieben hat
eine Identität der Domain	diese Adresse und deren Namen, auch im „Antwort an“
eine andere Adresse eingeben …	die eingetragene Adresse und den Absendernamen

Bei einer Identität kannst du zusätzlich mit der Signatur von … unterschreiben ankreuzen; die Vorschau zeigt, wie jede Mail endet. Ohne eigene Signatur am Verteiler bekommt die Mail die Signatur dessen, der geschrieben hat – sofern er eine Identität hat.

Die Absenderadresse muss auf einer Domain deines Kontos liegen, sonst stimmen SPF und DKIM nicht.

Mitgliederliste

Eine Mitgliederliste verschickt keinen Abmeldelink – weder in der Fußzeile noch als Abmeldeknopf im Mailprogramm. Das ist richtig für die Mitgliederpost eines Vereins und falsch für alles, was wirbt.

Abmelden geht trotzdem: Ein Widerspruch, der dich auf anderem Weg erreicht, wird unter Abmeldung vermerken eingetragen und gilt. Rückläufer und Beschwerden melden eine Adresse auch hier ab. Antworten mit „bitte abmelden“ erzeugen bei einer Mitgliederliste keinen Hinweis.

Empfänger zuordnen

Links stehen die zugeordneten, rechts die verfügbaren Empfänger. Ein Klick oder Ziehen verschiebt einen Empfänger, alle zuordnen / alle entfernen nehmen alle auf einmal. Änderungen werden sofort gespeichert.

Mit dem Filter oben suchst du in beiden Spalten. Solange er aktiv ist, verschiebt nur ein Klick; die Knöpfe heißen dann gefilterte zuordnen / gefilterte entfernen.

Angeboten werden nur Empfänger derselben Domain und derselben Empfängergruppe wie der Verteiler.

Erlaubte Absender

Eine Verteileradresse nimmt Mail aus dem ganzen Internet an. Deshalb gilt:

• Ist keine Adresse eingetragen, darf jede Adresse der eigenen Domain an den Verteiler schreiben.
• Ist mindestens eine eingetragen, dürfen ausschließlich diese.

Mail von anderen Absendern wird nicht verteilt, aber aufbewahrt und erscheint in der Historie als Absender nicht zugelassen.

Anmeldeseite

Über die Anmeldeseite tragen sich Leute selbst in den Verteiler ein, etwa über einen QR-Code an der Kasse. Im Verteiler stehen sie erst, wenn sie den Link in der Bestätigungsmail angeklickt haben.

• Im Reiter Anmeldeseite findest du Adresse und QR-Code (QR-Code als Bild, Adresse kopieren, Seite öffnen).
• Ohne eingetragene Datenschutzerklärung zeigt die Seite kein Formular. Logo, Text und Datenschutzerklärung gelten für alle Verteiler der Domain.
• Der Reiter Anmeldungen zeigt, wer noch auf die Bestätigung wartet und wer über die Seite gekommen ist.

Verteilerhistorie

Jede Mail, die beim Verteiler ankam, steht in der Historie – auch abgewiesene. Die Übersicht über alle Verteiler findest du unter Historie in der Seitenleiste.

Oben stehen die Zahlen: Mails, zugestellt, fehlgeschlagen, abgewiesen. Je Mail siehst du Zeitpunkt, Absender, Betreff, die Zähler zugestellt / fehlgeschlagen / offen und den Zustand. Ein laufender Versand wird live mitgezählt.

• Ein Klick auf die Zeile zeigt, an wen genau die Mail ging und mit welchem Ergebnis.
• Das Auge öffnet die Mail selbst, mit HTML, Text und Kopfzeilen. Externe Bilder sind dabei blockiert, bis du sie freigibst.

POSTDOG verschickt bewusst nicht so schnell wie möglich, sondern Mail für Mail im Abstand – bei GMX und web.de langsamer als bei anderen Anbietern. Ein großer Verteiler braucht deshalb eine Weile.

Warum eine Mail nicht verteilt wurde

Zustand	Bedeutung
Absender nicht zugelassen	die Adresse steht nicht unter Erlaubte Absender
Verteiler war aus	der Verteiler war deaktiviert
Domain gesperrt	die Domain war gesperrt
keine Empfänger	dem Verteiler war niemand zugeordnet
Termin vorbei / Termin zu weit / Termin unklar	die Planungszeile war nicht eindeutig (siehe unten)
abgebrochen	ein geplanter Versand wurde abgebrochen

Die Mail selbst bleibt in jedem Fall erhalten.

Geplanter Versand

Beginnt eine Mail an den Verteiler mit einer Zeile wie

- geplant für den 12.12.2026, 18:00 Uhr

wird sie erst zu diesem Zeitpunkt verteilt, und der Absender bekommt eine Bestätigung. Die Zeile selbst wird vor dem Versand entfernt.

• Fehlt die Uhrzeit, gilt die Standard-Mailversandzeit der Domain, einzustellen unter Einstellungen → Versandzeit (ohne eigene Angabe 12:00 Uhr).
• Ist die Zeile nicht eindeutig – Zeitpunkt vorbei, mehr als ein Jahr entfernt oder unlesbar –, wird die Mail angehalten, nicht verschickt.
• Empfänger werden erst beim Versand bestimmt: Wer bis dahin dazukommt, bekommt die Mail; wer sich abmeldet, nicht.

In der Historie steht eine geplante Mail als geplant – Datum. Mit Versand abbrechen stoppst du sie; sie bleibt in der Historie. Wer sie doch verschicken will, schickt sie einfach noch einmal.