Identitäten und Signaturen

Eine Identität – in der Oberfläche Absender – legt für ein Postfach fest, mit welchem Namen und welcher Signatur seine Mails hinausgehen, unabhängig vom Mailprogramm. Du findest sie unter Absender & Signatur, mit den Reitern Absender und Vorlagen für Signaturen.

Postfächer, die dort nicht stehen, bleiben unangetastet und verschicken wie gewohnt. Antworten bekommen keine Signatur.

Absender eintragen

1. Domain wählen und Absender eintragen klicken.
2. Postfach eintragen.
3. Anzeigename – der Name, der beim Empfänger im Absender steht. Platzhalter sind erlaubt, etwa _NAME_ | _FUNKTION_ (in der Schreibweise deines Kontos). Dann pflegst du den Namen nur einmal unter Angaben dieser Person.
4. Angaben dieser Person – die Werte für die Felder deiner Signatur, z. B. Name, Funktion, Durchwahl.
5. Eigene Signatur, HTML – leer lassen heißt: es gilt die Vorlage der Domain.
6. Eigene Signatur, Text – mit automatisch aus dem HTML-Teil ableiten musst du sie nicht doppelt pflegen.
7. speichern.

Mit Vorschau siehst du, was im Absender steht und wie HTML- und Textteil aussehen. Leere Felder fallen dort samt ihrer Zeile weg.

Bilder einbetten

Lädt eine Signatur ihr Logo von einer externen Adresse, blenden die meisten Mailprogramme es aus. Bilder einbetten legt die Bilder bei POSTDOG ab und hängt sie künftig an die Mail – dann werden sie überall angezeigt.

Weitere Schalter

Schalter	Wofür
HTML erzwingen	für Mails, die als reiner Text ankommen würden – siehe unten
Kopie im Sent-Ordner	legt die fertige Mail (mit Absender und Signatur) in den Gesendet-Ordner des Postfachs

Kopie im Sent-Ordner: Das Mailprogramm legt nur den Entwurf ab; Name und Signatur kommen erst auf dem Weg hinaus dazu. Schalte im Mailprogramm die eigene Kopie aus, sonst liegen zwei Mails dort. Dafür muss für die Domain ein Posteingang eingerichtet sein.

HTML erzwingen

Manche Mailprogramme verschicken eine Mail ohne Formatierung als reinen Text – Thunderbird etwa in der Standardeinstellung, auch wenn im HTML-Editor geschrieben wurde. Dann kommt beim Empfänger nur die Textsignatur an, ohne Logo.

Mit HTML erzwingen ergänzt POSTDOG solche Mails um einen HTML-Teil. Der Text bleibt, wie er geschrieben wurde; Zitate und Links werden übernommen. Einladungen, signierte und verschlüsselte Mails bleiben unverändert.

Pausieren und löschen

In der Zeile: pausieren (Name und Signatur werden nicht mehr gesetzt, bis du fortsetzen klickst) und löschen.

Unter fremdem Namen schreiben („Send As“)

Name und Signatur bekommt normalerweise nur eine Mail, die mit genau diesem Postfach angemeldet verschickt wurde. Das ist Absicht: Den Absender einer Mail kann jeder hineintippen.

Typischer Fall, der trotzdem passen soll: vorsitzende@ und vorsitzender@ sind dasselbe Postfach, das Mailprogramm meldet sich aber mit der einen Adresse an und schreibt unter der anderen.

1. Den Absender öffnen (bearbeiten). Das geht erst, wenn er einmal gespeichert ist.
2. Unter Darf auftreten als das andere Postfach wählen und erlauben.

Jede Freigabe gilt einzeln und lässt sich mit zurücknehmen widerrufen. In der Liste zeigt der Absender dann „Send As“ mit der Zahl der Freigaben.

Felder für die persönlichen Angaben

Unten im Reiter Absender legst du fest, welche Angaben es für Signaturen gibt – Rufnummer, Durchwahl, Funktion. Die Werte selbst trägst du beim jeweiligen Absender ein.

• Bezeichnung – wie das Feld im Formular heißt.
• Platzhalter – wie du es in der Signatur schreibst; später nicht mehr änderbar.
• Reihenfolge – wie die Felder im Formular stehen.

Die Felder gelten je Kunde.

Vorlagen für Signaturen

Im Reiter Vorlagen für Signaturen hinterlegst du je Domain eine Signatur, die alle Absender dieser Domain ohne eigene Signatur bekommen. Persönliches kommt über die Platzhalter.

Ein Feld pro Zeile

Ist ein Feld bei jemandem leer, fällt die ganze Zeile weg. So steht nirgends „Mobil:“ ohne Nummer.

Kennt die Vorlage ein Feld nicht, wird es markiert: Es würde nicht ersetzt und stünde wörtlich in der Mail.

Die eigene Signatur

Jeder Benutzer sieht unter Einstellungen → Absender & Signatur seinen eigenen Absender und kann Anzeigenamen und Signatur selbst pflegen – sofern für seine Adresse ein Absender eingetragen ist.

Und bei Verteilern?

Ein Verteiler kann als eine Identität auftreten und deren Signatur tragen. Das stellst du am Verteiler ein, siehe Verteiler.