Empfänger und Import

Unter Empfänger pflegst du das Adressbuch einer Domain: die Leute, die du Verteilern zuordnest. Namen und Adressen liegen verschlüsselt in der Datenbank.

Oben wählst du die Domain. Mit dem Filter suchst du in der Liste.

Einen Empfänger anlegen

1. Empfänger anlegen klicken, Reiter Eingabe.
2. Name, Nachname und E-Mail-Adresse eintragen (Pflicht), dazu bei Bedarf Geschlecht und Geburtsdatum.
3. Speichern.

Adressen werden einheitlich abgelegt: klein geschrieben, ohne Leerzeichen.

Löschen nimmt einen Empfänger aus allen Verteilern; er bekommt keine Post mehr.

Aus Excel importieren

1. Empfänger anlegen klicken, Reiter Aus Datei importieren.

2. Unter Deine Excel-Liste die Datei wählen.

3. Unter gefundene Spalten jeder Spalte sagen, wohin sie gehört:

   Ziel	Hinweis
   Stammdaten	Referenz-ID, Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse, Geschlecht, Geburtsdatum
   Eigene Felder	die Felder, die du unter Einstellungen → Eigene Felder angelegt hast
   als eigenes Feld übernehmen …	macht aus einer unbekannten Spalte gleich ein neues Feld (Text, Zahl, Datum, Ja/Nein)
   nicht importieren	die Spalte wird ignoriert

4. Optional Direkt einem Verteiler zuordnen: Alle Empfänger der Datei kommen zusätzlich in diesen Verteiler. Wer schon drin ist, bleibt drin.

5. Import starten.

POSTDOG merkt sich, welche Spaltenüberschrift du welchem Feld zugeordnet hast. Beim nächsten Mal ist die Datei schon vorbelegt.

Zum Schluss nennt eine Meldung, wie viele Empfänger neu angelegt, aktualisiert oder unverändert sind, wie viele Zeilen ohne gültige Adresse übersprungen wurden und – mit Grund – welche fehlgeschlagen sind.

Gut zu wissen

• Eine Zeile ohne E-Mail-Adresse wird übersprungen.
• Datumsangaben werden als 12.03.1980 oder 1980-03-12 erwartet. Was nicht lesbar ist, bleibt leer, und die Meldung sagt das.
• Meldet POSTDOG „Der Import dauert länger“, arbeitet der Server die Datei noch ab. Nicht noch einmal starten – schau stattdessen gleich in die Liste.

Adressen prüfen

Vor dem Import prüft POSTDOG die Adressen der Datei. Eindeutige Fehler, die nichts daran ändern, wer die Mail bekommt (Leerzeichen, Komma statt Punkt, bekannte Tippfehler bei großen Anbietern wie gmali.com), korrigiert es selbst. Alles andere legt es dir im Dialog Adressen prüfen vor:

• Der Vorschlag ist nur ein Vorschlag. Du kannst ihn übernehmen, überschreiben oder die Zeile lassen.
• Geändert wird nur, was du ankreuzt. alle übernehmen kreuzt alle an.

Umlaute in Adressen sind gültig. Dieselbe Prüfung startest du für den vorhandenen Bestand mit Adressen prüfen oben auf der Empfängerseite.

Eine korrigierte Adresse behält ihre alte. Die Excel-Datei behält ihren Tippfehler meist für immer. POSTDOG merkt sich deshalb die falsche Adresse und erkennt den Empfänger beim nächsten Import wieder – statt die Adresse erneut zu bemängeln oder einen zweiten Empfänger anzulegen. Die Meldung zählt solche Fälle als „bereits korrigiert“.

Dieselbe Datei noch einmal importieren

Ein erneuter Import überschreibt nicht einfach. POSTDOG vergleicht je Empfänger und Feld drei Stände: was beim letzten Import in der Datei stand, was jetzt in POSTDOG steht, und was jetzt in der Datei steht.

Fall	Ergebnis
Zeile in der Datei unverändert	nichts passiert, deine Korrekturen in POSTDOG bleiben
Datei hat ein Feld geändert	die Datei gewinnt – nur in diesem Feld
Feld in POSTDOG korrigiert, in der Datei unverändert	die Korrektur bleibt
Empfänger ist bekannt, aber noch nie aus dieser Datei gekommen	POSTDOG gewinnt, die Datei füllt nur leere Felder
Spalte in der Datei fehlt oder Zelle ist leer	das Feld in POSTDOG bleibt, wie es ist

Wer abgemeldet ist, bleibt abgemeldet – auch wenn seine Adresse wieder in der Datei steht. Siehe Abmeldungen.

Empfängergruppen

Ab der Rolle Domainadmin lässt sich das Adressbuch einer Domain in getrennte Bestände teilen: Domainweit (der Standard) und benannte Gruppen wie Presse. Die Gruppen erscheinen als Reiter unter der Domainauswahl.

Eine Gruppe ist ein Schloss, keine Sortierung: Ein Empfänger kommt nur in Verteiler derselben Gruppe. So landet ein Pressekontakt nie durch einen Fehlklick oder einen falschen Import in der Mitgliederliste.

• Gruppe anlegen, umbenennen, löschen stehen neben den Reitern.
• Was du in einer geöffneten Gruppe anlegst oder importierst, kommt in diese Gruppe. Der Import bietet nur Verteiler dieser Gruppe an.
• Dieselbe Adresse darf in zwei Gruppen stehen – als zwei getrennte Empfänger.
• Ein Empfänger wechselt seine Gruppe nicht durch Bearbeiten.
• Einen Verteiler ordnest du der Gruppe beim Anlegen zu; ändern lässt sich das nur, solange er leer ist.
• Eine Gruppe lässt sich nur löschen, wenn sie keine Empfänger und keine Verteiler mehr hat.

Abmeldungen gelten unabhängig von Gruppen für die ganze Domain.

Eigene Felder

Mitgliedsnummer, Abteilung, Beitragsklasse: zusätzliche Spalten legst du unter Einstellungen → Eigene Felder an. Sie gelten je Domain. Was du dort anlegst, kannst du beim Import zuordnen und in Mails als Platzhalter verwenden.

Angabe	Bedeutung
Bezeichnung	wie das Feld heißt, z. B. „Kundennummer“
Schlüssel	der interne Name; nach dem Anlegen nicht mehr änderbar
Typ	Text, Zahl, Datum oder Ja/Nein
immer vorhanden	das Feld wird für jeden Empfänger geführt
geschützt speichern	verschlüsselt abgelegt – dafür nicht filterbar

Ohne „geschützt“ bleibt ein Feld filterbar. Verschlüsselte Werte können an keinem Filter teilnehmen.